ใบเสร็จรับเงิน vs ใบกำกับภาษี ต่างกันยังไง ฟรีแลนซ์ใช้ตอนไหน

ฟรีแลนซ์จำนวนมากสับสนระหว่างใบเสร็จรับเงินกับใบกำกับภาษี บางคนคิดว่าเป็นเอกสารเดียวกัน บางคนไม่รู้ว่าตัวเองต้องออกแบบไหน บางคนออกผิดประเภทจนมีปัญหากับสรรพากร บทความนี้จะอธิบายความแตกต่างระหว่างใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีอย่างละเอียด พร้อมบอกว่าฟรีแลนซ์ต้องออกแบบไหนในสถานการณ์ไหน

เอกสารทางการเงินเป็นสิ่งสำคัญสำหรับฟรีแลนซ์ ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี ทุกอย่างมีผลต่อการยื่นภาษีและความน่าเชื่อถือในสายตาลูกค้า ถ้าคุณยังไม่แน่ใจเรื่องการออกใบแจ้งหนี้ แนะนำให้อ่าน คู่มือออกใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์ ประกอบด้วย

ใบเสร็จรับเงินคืออะไร

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้ผู้จ่ายเงิน เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 105 ทวิ ผู้ที่ได้รับเงินตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป จากการขายสินค้าหรือให้บริการ ต้องออกใบรับ (ใบเสร็จรับเงิน) ให้แก่ผู้จ่ายเงินทุกครั้ง

ใบเสร็จรับเงินต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบรับ ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ เลขลำดับของเล่มและของใบรับ วันเดือนปีที่ออกใบรับ จำนวนเงินที่รับ และชนิด ชื่อ จำนวน และราคาสินค้าหรือบริการ

ฟรีแลนซ์ที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่รับเงินจากลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือเงินโอน ใบเสร็จรับเงินนี้ไม่มี VAT เพราะคุณไม่ได้จด VAT

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงินสำหรับฟรีแลนซ์ ด้านบนระบุ ใบเสร็จรับเงิน ชื่อฟรีแลนซ์ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่ใบเสร็จ วันที่ ชื่อลูกค้า รายการบริการ จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน

ใบกำกับภาษีคืออะไร

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ออกให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อแสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการ และจำนวน VAT ที่เรียกเก็บ

สิ่งสำคัญคือ เฉพาะผู้ที่จดทะเบียน VAT เท่านั้นที่มีสิทธิ์ออกใบกำกับภาษี ถ้าคุณยังไม่ได้จดทะเบียน VAT คุณไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ และไม่ควรออก เพราะจะมีความผิดตามกฎหมาย

ฟรีแลนซ์ต้องจดทะเบียน VAT เมื่อมีรายได้เกิน 1,800,000 บาทต่อปี อ่านรายละเอียดเรื่องการจด VAT ได้ที่ คู่มือจดทะเบียน VAT เมื่อรายได้เกิน 1.8 ล้าน

ใบกำกับภาษีต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้ คำว่า ใบกำกับภาษี ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อ เลขที่และเล่มที่ วันเดือนปี ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ จำนวน VAT ที่คำนวณจากมูลค่า โดยให้แยกออกจากมูลค่าอย่างชัดเจน

ใบกำกับภาษีเต็มรูป vs อย่างย่อ

ใบกำกับภาษีมี 2 แบบ คือแบบเต็มรูปและแบบอย่างย่อ

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ต้องมีข้อมูลครบตามที่กฎหมายกำหนดทั้งหมด รวมถึงชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ ใช้สำหรับขายสินค้าหรือบริการให้ผู้ประกอบการด้วยกัน เพื่อให้ผู้ซื้อนำไปเป็นภาษีซื้อหักออกจากภาษีขาย

ใบกำกับภาษีแบบอย่างย่อ ไม่ต้องมีชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ ออกได้เฉพาะกิจการค้าปลีกที่ขายสินค้าให้ผู้บริโภคทั่วไป เช่น ร้านค้า ร้านอาหาร ห้างสรรพสินค้า

สำหรับฟรีแลนซ์ที่จด VAT แล้ว ส่วนใหญ่จะต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป เพราะให้บริการลูกค้าที่เป็นบริษัทหรือผู้ประกอบการ

ตารางเปรียบเทียบใบเสร็จรับเงินกับใบกำกับภาษี

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน มาเปรียบเทียบกันทีละประเด็น

ผู้ที่ออกได้ ใบเสร็จรับเงินออกได้ทุกคนที่รับเงิน ส่วนใบกำกับภาษีออกได้เฉพาะผู้จดทะเบียน VAT

จุดประสงค์ ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว ส่วนใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานการเรียกเก็บ VAT

ข้อมูล VAT ใบเสร็จรับเงินไม่มี VAT ส่วนใบกำกับภาษีต้องแยกแสดง VAT ชัดเจน

ข้อมูลผู้ซื้อ ใบเสร็จรับเงินอาจมีหรือไม่มีก็ได้ ส่วนใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ

การนำไปใช้ ใบเสร็จรับเงินใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่าย ส่วนใบกำกับภาษีใช้เป็นทั้งหลักฐานค่าใช้จ่ายและภาษีซื้อ

บทลงโทษถ้าไม่ออก ไม่ออกใบเสร็จรับเงินมีโทษปรับไม่เกิน 500 บาทต่อใบ ไม่ออกใบกำกับภาษีมีโทษปรับไม่เกิน 5,000 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ

ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้

นอกจากใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีแล้ว ยังมีเอกสารที่เกี่ยวข้องอีก 2 ประเภท คือใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ออกเมื่อต้องเรียกเก็บเงินเพิ่มจากที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว เช่น คำนวณราคาผิดต่ำกว่าความเป็นจริง มีการเพิ่มขอบเขตงาน หรือมีค่าบริการเพิ่มเติม

ใบลดหนี้ (Credit Note) ออกเมื่อต้องลดราคาจากที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว เช่น ให้ส่วนลดเพิ่มเติม สินค้าชำรุด ยกเลิกบริการบางส่วน หรือคำนวณราคาผิดสูงกว่าความเป็นจริง

ทั้งใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ต้องอ้างอิงถึงใบกำกับภาษีฉบับเดิม ระบุเหตุผลในการออก และต้องออกภายในเดือนที่เกิดเหตุการณ์

e-Tax Invoice ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ปัจจุบันกรมสรรพากรส่งเสริมการใช้ e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีผลทางกฎหมายเท่ากับใบกำกับภาษีกระดาษ แต่สะดวกกว่ามาก ไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องส่งทางไปรษณีย์ ส่งทางอีเมลได้เลย

สำหรับฟรีแลนซ์ที่จด VAT แล้ว e-Tax Invoice เป็นทางเลือกที่ดี ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ไม่ต้องซื้อแบบฟอร์มใบกำกับภาษี ไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องส่งทางไปรษณีย์ แค่สร้างไฟล์ PDF แล้วส่งทางอีเมล

การสมัครใช้ e-Tax Invoice ต้องลงทะเบียนกับกรมสรรพากร มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) และใช้ระบบที่กรมสรรพากรรับรอง

สำหรับฟรีแลนซ์รายเล็กที่ไม่ต้องการลงทุนในระบบ e-Tax Invoice เต็มรูปแบบ สามารถใช้ระบบ e-Tax Invoice by Email ของกรมสรรพากรได้ เพียงสมัครใช้บริการ แล้วส่งข้อมูลใบกำกับภาษีทางอีเมลที่กรมสรรพากรกำหนด ระบบจะสร้าง e-Tax Invoice ให้อัตโนมัติ

ฟรีแลนซ์ต้องออกเอกสารแบบไหน

มาสรุปว่าฟรีแลนซ์ต้องออกเอกสารแบบไหนตามสถานการณ์

กรณีที่ 1 ฟรีแลนซ์ที่ไม่ได้จด VAT (รายได้ไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี) ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่รับเงิน ไม่ต้องออกใบกำกับภาษี และไม่มีสิทธิ์ออก ถ้าลูกค้าขอใบกำกับภาษี ต้องอธิบายว่าคุณไม่ได้จด VAT จึงออกให้ไม่ได้ แต่ออกใบเสร็จรับเงินให้ได้

กรณีที่ 2 ฟรีแลนซ์ที่จด VAT แล้ว (รายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี หรือสมัครใจจด) ต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่รับเงินจากการขายสินค้าหรือบริการ ใบกำกับภาษีจะทำหน้าที่เป็นใบเสร็จรับเงินไปในตัว จึงไม่ต้องออกใบเสร็จรับเงินแยกอีก

กรณีที่ 3 ฟรีแลนซ์ที่รับงานจากต่างประเทศ ถ้าให้บริการลูกค้าต่างประเทศและบริการนั้นถูกใช้นอกประเทศไทย ถือเป็นการส่งออกบริการ อัตรา VAT 0% ต้องออกใบกำกับภาษีที่ระบุ VAT 0% และนำส่ง VAT ตามปกติ

วิธีออกใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องสำหรับฟรีแลนซ์

สำหรับฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ที่ไม่ได้จด VAT การออกใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องทำได้ง่ายๆ ดังนี้

ส่วนหัว ระบุคำว่า ใบเสร็จรับเงิน ชัดเจน ตามด้วยชื่อของคุณ (หรือชื่อธุรกิจถ้ามี) ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (เลขบัตรประชาชน 13 หลัก) เบอร์โทร อีเมล

เลขที่ใบเสร็จ ตั้งระบบเลขที่ให้เป็นลำดับ เช่น REC-2026-001 REC-2026-002 ไม่ข้ามเลข ไม่ซ้ำกัน

วันที่ ระบุวันที่รับเงินจริง ไม่ใช่วันที่ออกใบเสร็จ

ข้อมูลลูกค้า ชื่อลูกค้า (บุคคลหรือบริษัท) ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี (ถ้ามี)

รายการ ระบุชนิดของบริการที่ให้ เช่น ค่าออกแบบเว็บไซต์ ค่าเขียนบทความ จำนวน และราคา

ยอดรวม จำนวนเงินรวมทั้งหมด ทั้งตัวเลขและตัวอักษร

ลายเซ็น ลายเซ็นผู้รับเงิน

สามารถใช้แอปหรือซอฟต์แวร์ช่วยสร้างใบเสร็จรับเงินได้ เช่น Finlance ที่สร้างใบเสร็จอัตโนมัติเมื่อบันทึกรายรับ หรือจะทำเองใน Google Docs หรือ Excel ก็ได้

ข้อควรระวังในการออกเอกสาร

ข้อควรระวังที่ 1 อย่าออกใบกำกับภาษีถ้าไม่ได้จด VAT การออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ์มีโทษทางกฎหมาย ต้องเสียเบี้ยปรับ 2 เท่าของ VAT ที่ระบุในใบกำกับภาษี และอาจมีโทษจำคุก

ข้อควรระวังที่ 2 ออกใบเสร็จทุกครั้งที่รับเงิน แม้ลูกค้าจะไม่ได้ขอ กฎหมายกำหนดว่าต้องออกเมื่อรับเงินตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป ถ้าไม่ออกมีโทษปรับ

ข้อควรระวังที่ 3 เก็บสำเนาใบเสร็จและใบกำกับภาษีไว้อย่างน้อย 5 ปี สรรพากรอาจขอตรวจสอบย้อนหลังได้ แนะนำให้เก็บทั้งแบบกระดาษและแบบดิจิทัล (สแกนหรือถ่ายรูปเก็บไว้ในคลาวด์)

ข้อควรระวังที่ 4 ข้อมูลในเอกสารต้องถูกต้องครบถ้วน โดยเฉพาะเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อ ที่อยู่ ถ้าผิดพลาดอาจทำให้ลูกค้านำไปใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายไม่ได้ สำหรับพื้นฐานการทำบัญชีเพิ่มเติม อ่านได้ที่ การทำบัญชีเบื้องต้นสำหรับฟรีแลนซ์

ข้อควรระวังที่ 5 ระวังเรื่องวันที่ ใบเสร็จรับเงินต้องลงวันที่รับเงินจริง ใบกำกับภาษีต้องออกในเดือนที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการ หรือเดือนที่รับชำระเงิน แล้วแต่อย่างใดจะเกิดก่อน

เมื่อไหร่ควรจด VAT

ฟรีแลนซ์ต้องจดทะเบียน VAT เมื่อมีรายได้เกิน 1,800,000 บาทต่อปี แต่บางคนอาจเลือกจดก่อนถึงเกณฑ์ก็ได้ ถ้ามีเหตุผลที่ดี

เหตุผลที่อาจจดก่อน ลูกค้าส่วนใหญ่เป็นบริษัทที่จด VAT และต้องการใบกำกับภาษี คุณมีค่าใช้จ่ายธุรกิจเยอะที่มี VAT (ค่าซอฟต์แวร์ ค่าอุปกรณ์) สามารถนำ VAT ที่จ่ายไป (ภาษีซื้อ) มาหักออกจาก VAT ที่เก็บจากลูกค้า (ภาษีขาย) ได้

เหตุผลที่ไม่ควรจดก่อน ถ้าลูกค้าส่วนใหญ่เป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่สนใจใบกำกับภาษี การจด VAT จะทำให้ราคาบริการของคุณสูงขึ้น 7% และเพิ่มภาระในการจัดทำรายงาน VAT ทุกเดือน

สรุป

ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีเป็นเอกสารคนละประเภท มีวัตถุประสงค์ต่างกัน และมีข้อกำหนดทางกฎหมายต่างกัน ฟรีแลนซ์ที่ไม่ได้จด VAT ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่รับเงิน ฟรีแลนซ์ที่จด VAT แล้วต้องออกใบกำกับภาษี อย่าออกเอกสารผิดประเภท เพราะมีโทษตามกฎหมาย เก็บสำเนาเอกสารทุกฉบับไว้อย่างน้อย 5 ปี และใช้ระบบเลขที่เอกสารที่เป็นลำดับชัดเจน