ทำบัญชีเบื้องต้นสำหรับฟรีแลนซ์ จดรายรับรายจ่ายอย่างมืออาชีพ

ฟรีแลนซ์หลายคนกลัวเรื่องบัญชี คิดว่ายุ่งยากและเป็นเรื่องของนักบัญชีเท่านั้น แต่จริงๆ แล้วการทำบัญชีเบื้องต้นไม่ได้ยากอย่างที่คิด และเป็นทักษะที่จะช่วยให้คุณจัดการเงินได้ดีขึ้น ยื่นภาษีได้ง่ายขึ้น และรู้จักธุรกิจของตัวเองมากขึ้น

ทำไมฟรีแลนซ์ต้องทำบัญชี

เหตุผลที่ 1 ยื่นภาษีได้ถูกต้อง เมื่อถึงช่วงยื่นภาษี คุณจะรู้ทันทีว่ารายได้ทั้งปีเท่าไร ค่าใช้จ่ายเท่าไร ไม่ต้องนั่งรวมยอดจาก statement ธนาคารย้อนหลังทั้งปี

เหตุผลที่ 2 รู้ว่าธุรกิจกำไรหรือขาดทุน ฟรีแลนซ์หลายคนรู้สึกว่ามีเงินเข้ามาเยอะ แต่พอสิ้นเดือนก็ไม่เหลือ เพราะไม่ได้ track ค่าใช้จ่ายจริงๆ

เหตุผลที่ 3 ตั้งราคาได้ถูกต้อง เมื่อรู้ต้นทุนจริง คุณจะตั้งราคาที่ทำกำไรได้จริง ไม่ใช่แค่เดา อ่านเพิ่มเกี่ยวกับ วิธีตั้งราคาค่าบริการ

เหตุผลที่ 4 เตรียมพร้อมกู้เงิน ธนาคารต้องการเห็นรายงานการเงินที่ชัดเจน อ่านเพิ่มที่ เคล็ดลับกู้เงินให้ผ่าน

หลักการพื้นฐาน

บัญชีเบื้องต้นสำหรับฟรีแลนซ์มีแค่ 3 อย่าง บันทึกรายรับ (เงินที่ได้จากลูกค้า) บันทึกรายจ่าย (เงินที่จ่ายไปเพื่อธุรกิจ) คำนวณกำไรขาดทุน (รายรับ ลบ รายจ่าย)

วิธีบันทึกรายรับ

ทุกครั้งที่ได้รับเงินจากลูกค้า ให้บันทึก วันที่ได้รับเงิน ชื่อลูกค้า รายละเอียดงาน จำนวนเงินก่อนหักภาษี จำนวนภาษีที่ถูกหัก (จาก 50 ทวิ) จำนวนเงินที่ได้รับจริง หมวดหมู่ (เช่น งานดีไซน์ งานเขียน งานพัฒนาเว็บ)

ตัวอย่าง วันที่ 1 มีนาคม ลูกค้า บ.ABC ค่าออกแบบเว็บ จำนวนเงิน 25,000 บาท ภาษีหัก 750 บาท (3 เปอร์เซ็นต์) ได้รับจริง 24,250 บาท หมวด งานดีไซน์

วิธีบันทึกรายจ่าย

รายจ่ายที่เกี่ยวกับธุรกิจทุกรายการต้องบันทึก ทุกครั้งที่จ่ายเงิน ให้บันทึก วันที่จ่าย รายละเอียดค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน หมวดหมู่ หลักฐาน (ใบเสร็จ, e-receipt)

หมวดค่าใช้จ่ายที่ฟรีแลนซ์ใช้บ่อย ค่า tools และ software (Adobe CC, Figma, GitHub, hosting) ค่าอุปกรณ์ (คอมพิวเตอร์, จอมอนิเตอร์, เมาส์, คีย์บอร์ด) ค่าอินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์ ค่าเดินทางพบลูกค้า ค่าพื้นที่ทำงาน (co-working space, ค่าเช่าสำนักงาน) ค่าอบรมและพัฒนาตัวเอง ค่าประกันสังคม ค่าจ้างผู้ช่วย (ถ้ามี)

แยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจ

นี่คือกฎข้อที่สำคัญที่สุด ต้องมีบัญชีธนาคารอย่างน้อย 2 บัญชี

บัญชีธุรกิจ ใช้รับเงินจากลูกค้า จ่ายค่าใช้จ่ายธุรกิจ เงินที่อยู่ในบัญชีนี้คือเงินของธุรกิจ ไม่ใช่ของส่วนตัว

บัญชีส่วนตัว ใช้จ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว ค่ากิน ค่าเที่ยว ค่าช้อปปิ้ง ทุกเดือนโอน "เงินเดือน" จากบัญชีธุรกิจเข้าบัญชีส่วนตัว

วิธีนี้ทำให้คุณเห็นชัดเจนว่า ธุรกิจฟรีแลนซ์กำไรเท่าไร ค่าใช้จ่ายธุรกิจจริงๆ เท่าไร เงินเดือนที่จ่ายให้ตัวเองเหมาะสมไหม อ่านเพิ่มเกี่ยวกับ 5 เทคนิคจัดการรายรับรายจ่าย

สรุปรายเดือนและรายปี

ทุกสิ้นเดือนให้ทำสรุป รายรับรวมเดือนนี้เท่าไร รายจ่ายรวมเดือนนี้เท่าไร กำไรสุทธิเดือนนี้เท่าไร เปรียบเทียบกับเดือนก่อน

ทุกสิ้นปีให้ทำสรุปรายปี รายรับรวมทั้งปี รายจ่ายรวมทั้งปี กำไรสุทธิทั้งปี ภาษีที่ถูกหักรวมทั้งปี ภาษีที่ต้องจ่ายเพิ่มหรือได้คืน ข้อมูลนี้ใช้ยื่นภาษี ภ.ง.ด.90 ได้เลย

เครื่องมือที่ใช้

ระดับเริ่มต้น Google Sheets หรือ Excel ฟรี ปรับแต่งได้ตามต้องการ แต่ต้องกรอกเอง

ระดับกลาง แอปบันทึกรายรับรายจ่าย เช่น Money Lover หรือ Wallet สะดวกกว่า Sheets แต่ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อฟรีแลนซ์โดยเฉพาะ

ระดับมืออาชีพ Finlance ออกแบบมาเพื่อฟรีแลนซ์ไทยโดยเฉพาะ บันทึกรายรับรายจ่าย ออกใบแจ้งหนี้ คำนวณภาษี ครบจบในที่เดียว อ่านรีวิวแอปอื่นๆ ที่ 7 แอปบันทึกรายรับรายจ่ายสำหรับฟรีแลนซ์

สรุป

การทำบัญชีเบื้องต้นไม่ยาก แค่บันทึกทุกรายรับ บันทึกทุกรายจ่าย แยกบัญชีส่วนตัวกับธุรกิจ และสรุปผลทุกเดือน ทำสม่ำเสมอแค่วันละ 5 นาที ก็จะเปลี่ยนชีวิตการเงินของคุณ ใช้ Finlance ช่วยทำบัญชีอัตโนมัติ ประหยัดเวลา ไม่ต้องกรอกเอง